Privacyverklaring FulfillFlow

1. Wie we zijn

FulfillFlow is een handelsnaam van Marco Knippenberg, eenmanszaak, gevestigd op Hoornestraat 25, 6924 AK Arnhem.

KvK 42169335 · btw NL005553344B03

Vragen over privacy: support@fulfillflow.nl

Voor de gegevens in dit overzicht (behalve de orders van jouw klanten, zie §4) zijn wij verwerkingsverantwoordelijke.

2. Welke gegevens we verwerken, waarom en op welke grondslag

Account (aanmelden en inloggen)

Bedrijfsnaam, naam, e-mailadres, wachtwoord (alleen versleuteld opgeslagen als hash, wij kunnen het niet lezen), en inlogmomenten.

Doel: je account aanmaken en beveiligen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Wachtwoord vergeten

E-mailadres en een persoonlijke resetlink. De link werkt één keer en verloopt na 30 minuten; we bewaren alleen een versleutelde (gehashte) versie ervan.

Doel: je weer toegang geven tot je account. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Abonnement en betaling

Naam, bedrijf, e-mail, factuuradres, btw-nummer als je dat opgeeft, abonnementsstatus en factuurhistorie. Je betaalgegevens (kaart of rekening) voer je in bij Stripe; die zien of bewaren wij niet.

Doel: het abonnement afrekenen, facturen maken, mislukte betalingen opvolgen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke (fiscale) bewaarplicht.

Shopify-koppeling

Winkelnaam en -domein, de toegang die je de app geeft, en de orders die we doorsturen (zie §4).

Doel: orders doorsturen en tracking terugzetten. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Leverancierscheck (/fit)

Wat je invult: e-mailadres, naam en website van je leverancier, hoe die orders ontvangt, je notities en je toestemming om contact op te nemen.

Doel: beoordelen of je leverancier kan aansluiten en je daarover mailen. Grondslag: toestemming (intrekken kan altijd via support@fulfillflow.nl) en onze afweging dat dit nodig is om je vraag te beantwoorden (gerechtvaardigd belang).

Support

Wat je ons mailt en wat we nodig hebben om je vraag op te lossen.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst of gerechtvaardigd belang.

Beveiliging en techniek

IP-adres (in serverlogs), browser, foutmeldingen en serverlogs.

Doel: de dienst veilig en werkend houden, misbruik voorkomen. Grondslag: gerechtvaardigd belang.

We verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken ze niet voor advertenties.

3. Hoe lang we gegevens bewaren

• Account- en abonnementsgegevens: zolang je account bestaat, en daarna maximaal 30 dagen voor een export (zie artikel 9 van de voorwaarden).
• Facturen en betaaladministratie: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht).
• Orders en klantgegevens van jouw klanten: zolang nodig om de order af te handelen en te controleren, maximaal 90 dagen na verzending, en in elk geval gewist na het einde van je abonnement of het loskoppelen van de Shopify-app.
• Leverancierscheck (/fit): maximaal 12 maanden na je laatste contact met ons, of eerder als je dat vraagt.
• Resetlinks: na 30 minuten of na gebruik ongeldig, en daarna automatisch verwijderd.
• Serverlogs: doorgaans 90 dagen, langer als dat nodig is bij een beveiligingsincident.

4. De orders van jouw klanten

Om orders door te sturen verwerken we namen, adressen, telefoonnummers en e-mailadressen van jouw klanten, plus de bestelde producten en tracking. Voor deze gegevens ben jij als webshop de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. We sturen ze alleen naar de leverancier die jij kiest, gebruiken ze niet voor onszelf, en wissen ze volgens §3. De afspraken daarover staan in artikel 8 van de algemene voorwaarden. Vermeld FulfillFlow in je eigen privacyverklaring.

5. Met wie we gegevens delen

We schakelen deze partijen in. Met elk hebben we een verwerkersovereenkomst of gelden hun standaardvoorwaarden voor gegevensbescherming.

• Etheron Hosting (Nederland) — de server waarop FulfillFlow en onze bezoekersstatistiek draaien.
• Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Ierland) — betalingen, abonnementen en facturen.
• Shopify — de koppeling met je winkel; Shopify is voor je winkelgegevens zelf verantwoordelijk.
• Resend — het versturen van e-mails, zoals accountmails, resetlinks en berichten over mislukte betalingen. We versturen via Resends servers in de EU (Ierland); Resend zelf is een Amerikaans bedrijf.
• Jouw leverancier — alleen de ordergegevens die nodig zijn om te verzenden, naar de leverancier die jij kiest.

Sommige van deze partijen (zoals Stripe en Resend) kunnen gegevens ook in de Verenigde Staten verwerken. Dat gebeurt op basis van het EU-VS-gegevensprivacykader of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

6. Beveiliging

We beveiligen gegevens met versleutelde verbindingen (https), versleuteld opgeslagen wachtwoorden, beperkte toegang tot de server en alleen de Shopify-rechten die nodig zijn. Merken we een datalek, dan melden we dat waar nodig aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan jou.

7. Cookies en statistiek

We gebruiken alleen cookies die nodig zijn om in te loggen en de site te laten werken.

Om te zien hoe de site gebruikt wordt, draaien we Umami op onze eigen server in Nederland; de gegevens blijven op die server. Umami plaatst geen cookies en bewaart geen IP-adressen. Het telt alleen bezochte pagina's, de verwijzende website en campagne (de utm-gegevens in de link, bijvoorbeeld waar een advertentie vandaan komt), land, browser, besturingssysteem, schermformaat en klikken op knoppen (zoals "aanmelden"). Formulierinhoud, zoals je e-mailadres of de naam van je leverancier, gaat nooit naar de statistiek. We delen deze gegevens met niemand.

De lettertypen van de site staan op onze eigen server; er gaat daarvoor geen verzoek naar Google.

We gebruiken geen advertentiepixels of tracking van bijvoorbeeld Meta of Google.

8. Je rechten

Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren of wissen, de verwerking laten beperken, bezwaar maken, een kopie in een gangbaar formaat krijgen, en gegeven toestemming intrekken. Mail daarvoor support@fulfillflow.nl; we reageren binnen een maand. Gaat het om gegevens van jouw klanten, dan sturen we het verzoek door naar jou. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Wijzigingen

Passen we deze verklaring wezenlijk aan, dan laten we dat klanten per e-mail weten. De datum bovenaan laat zien welke versie geldt.